¿Qué día tienen que pagarte la nómina?

Hablemos del ámbito laboral y los pagos. Para evitar malentendidos y poder detectar si existe un caso de retraso de pago de nóminas es importante informarse adecuadamente, no solo sobre las obligaciones y compromisos de las empresas con sus empleados, sino sobre la diversidad de nóminas que existen, y a cuál uno pertenece.

Lo primero que hay que entender es que la remuneración de todo empleado es preparada y gestionada a través de una nómina, la cual representa un documento fundamental en toda empresa. Este permite controlar los salarios con sus respectivas retenciones para llevar de manera organizada y detallada el pago de los sueldos a su personal.

De acuerdo a la Ley Federal del Trabajo del Código Fiscal de la Federación y la Ley del Seguro Social, toda empresa mexicana debe llevar la nómina de sus empleados de manera obligatoria.

Dicho esto, a continuación, conoceremos específicamente qué es y cómo está conformada una nómina, así como cuáles son sus aspectos fundamentales y qué tipos hay. Esto también implica los días en que la misma debe ser pagada a los empleados para que no haya un retraso de pago de salarios. ¡Sigue leyendo!

¿Qué es una nómina?

Una nómina es el documento contable donde las empresas deben registrar las remuneraciones que se deben pagar por las diversas actividades laborales llevadas a cabo durante un periodo determinado, una vez descontadas las deducciones correspondientes. De esta forma se genera el monto neto que recibirá el trabajador para dicho período.

Conoce la periodicidad de las nóminas

La nómina debe realizarse cada vez que se pagan los sueldos de cada mes. Y de acuerdo a este concepto, la nómina se puede clasificar de tres maneras diferentes, de acuerdo al caso:

1. Según el tipo de percepción

• Nómina ordinaria: para el pago de sueldos comunes, horas extras, etc.
• Nómina especial: utilizada para cancelar pagos extraordinarios, como aguinaldos o PTU (participación de los trabajadores en las utilidades).

2. Según el tipo de contrato

Hay nóminas específicas para cada tipo de personal:

1. Nómina de socios
2. Personal de base
3. Personal eventual
4. Personal de confianza

3. Según el período de pago

De acuerdo a la periodicidad en que la nómina será pagada, puede ser clasificada de manera distinta para cumplir con el pago de los sueldos a los empleados según lo indicado en su proceso, evitando así el retraso de pago de nóminas:

1. Semanal: Se trata de una nómina en la que se procesa el pago a los empleados al terminar cada semana laboral. El día de pago puede variar de acuerdo a cada caso, ya que puede existir previo acuerdo entre el empleado y el empleador, y puede variar entre los días viernes y domingo de cada semana. De no cumplirse el pago acordado para el final de la semana, se estaría presentando un caso de retraso en el pago de nómina.
2. Catorcenal: Una nómina es catorcenal cuando el pago se otorga cada dos semanas. Para estos casos, tanto el patrón como el empleado conocen la exactitud con la que debe efectuarse el pago, respetando su frecuencia y día. Cabe destacar que no es común que se presenten retrasos en el pago de salarios en este tipo de nóminas.
3. Quincenal: Corresponde a la nómina cuyos pagos a los empleados se realizan tanto los días 15 de cada mes como los días 30 o 31.

Es uno de los tipos de nómina más comunes en México, aunque posee la particularidad de cancelar el mismo monto aun cuando se trate de meses con más de cuatro semanas, y su fecha de pago puede verse afectada si resulta día no laborable. Por lo tanto, la cancelación debe llevarse a cabo uno o dos días antes de acuerdo a la ocasión, con el fin de evitar cualquier retraso en el pago de nómina.

1. Mensual: Corresponde a un tipo de nómina en la que sus pagos se realizan una vez al mes y lo más habitual es que esto se haga en los últimos días laborables de cada uno de ellos.
2. Decenal: Se trata de un modelo de nómina poco frecuente, donde el pago de las remuneraciones a los empleados se efectúa cada 10 días trabajados. Generalmente está asociada a personal que recibe comisiones y se les debe pagar con mayor frecuencia, por lo que reciben tres pagos durante un mes. De esta manera se consigue evitar en gran medida el retraso de pago de nóminas.

Cuáles son las deducciones aplicadas en las nóminas

Así como la nómina incluye una serie de percepciones correspondientes a la remuneración del empleado por el ejercicio de sus funciones durante un determinado período, también se le debe aplicar las deducciones relacionadas con los conceptos legales requeridos sin que los mismos puedan violentar los derechos laborales del trabajador, tales como:

• La Retención de Impuestos (SAT)
• La Retención de Seguro Social (IMSS)
• Descuento por algún anticipo solicitado
• Descuento por falta injustificada

¿Cuáles son los elementos generales de una nómina? ¿Cómo elaborarla?

Toda nómina debe incluir una serie de pasos donde se reflejen con detalle las remuneraciones que recibirá el empleado y todos los aspectos legales que la empresa debe cumplir para llevar a cabo esta importante y delicada tarea. Dicho esto, la elaboración de la nómina se puede resumir de la siguiente manera:

1. Definir los pagos y deducciones.
2. Establecer y definir los períodos de pago y su respectivo calendario.
3. Incluir a los nuevos empleados y clasificarlos de acuerdo a su tipo de funciones.
4. Registrar las incidencias de los empleados presentadas durante el período, como horas extras, faltas, incapacidades, permisos remunerados o no, vacaciones, entre otros.
5. Incluir pagos extraordinarios o deducciones que deban realizarse.
6. Se debe calcular una pre-nómina.
7. Volver a calcular la nómina de manera de revisar y corregir los ajustes necesarios.
8. Generar los reportes y archivos necesarios para su proceso.
9. Proceder a pagar las remuneraciones a los empleados.
10. Cerrar la nómina.
11. Hacer las declaraciones correspondientes a los pagos mensuales.

Con una buena organización y planificación del proceso de nómina, se cumplirán los plazos acordados y se evitará cualquier retraso en el pago de salarios.

Importancia del pago de la nómina a tiempo

Para toda empresa debe ser una prioridad el cumplimiento y respeto del pago de los salarios a sus empleados.

Los empleados representan el activo principal de una compañía, ya que son ellos los que realizan las actividades que permiten la operación de la empresa, y definitivamente son el rostro que proyecta la imagen de la marca que los clientes pueden ver.

Un empleado satisfecho con los beneficios recibidos de parte de la empresa donde trabaja será un empleado agradecido, que hará sus funciones de manera eficiente y responsable.

Por ello, es muy importante que los administradores respeten la puntualidad en los pagos de sus empleados y eviten cualquier retraso en el pago de salarios que pueda generar malestar en su equipo de trabajo, así como generar una mala imagen de la empresa ante el trabajador, donde se perciba que no es valorada su actividad y compromiso.

El retraso de pago de las nóminas puede darse en casos puntuales y circunstanciales, ajenos a la voluntad de la administración, pero se debe tener mucha previsión al respecto para no afectar los ingresos de los empleados. En definitiva, podemos considerarlo uno de los procesos fundamentales en cualquier trabajo, sea cual sea el método de pago.